ビジネスメール

ビジネスメールで差がつく!基本テクニックで印象アップの秘訣とは?

最近は、LINEやTeamsなどのチャットツールを使ったコミュニケーションも
増えてきましたが、ビジネスシーンではまだまだ、メールを使う事が多くあると思います。
本記事では、ビジネスメールの基本テクニックをマスターして、社内や取引先の方との
信頼を築くコミュニケーション手法をご紹介します。

効果的なコミュニケーションの鍵!ビジネスメールの書き方

それでは、メールの構成から確認していきましょう!

宛先

メールを送る方の宛先(メールアドレス)を設定します。
3つの設定ができ、内容により意味合いが変わってくるので注意しましょう。

  • To :メールを送るメインの人を設定
  • CC :メインではないが、情報共有をしておくべき人を設定
  • BCC:情報共有はしたいが相手に宛先を見せたくない時に設定

件名

このメールで相手に何を伝えたいかを書く題名になります。
メールを送る相手が最初に見るポイントになるので

伝えたい内容や重要性などを短い言葉でまとめて書くことを心がけましょう。

・お打合せの御礼
〇〇案件の御見積書ご提出

一番伝えたい事をカッコなどを使って協調し、文の最初書くと
より解りやすくなります。
【御礼】本日の打ち合わせ
【御見積書ご提出】〇〇の案件について

本文

本文は以下の構成で作っていきます

  1. メールを送る方の署名
  2. 自分の署名
  3. メインとなる文章
  4. シグネチャー(自分の署名詳細)

メールを送る方の署名

〇〇株式会社
〇〇様

もっと詳細に部署や役職を入れると、より丁寧になりますが
部署名が長い際は、上記のようにシンプルな社名と名前のみでも問題なしです。

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇課
課長 〇〇様

また、CCに入れた方も署名に加えるケースもあります。
例えば、メールを貰った返信をする際に、宛先にCCが入っている時は
CCの方を明記すると、より丁寧な返信となります。

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇課
課長 〇〇様
  (CC:〇〇様 〇〇様)

このなうな署名をするのは、初回の返信メールのみで
次回の返信の際は、TOの方のみで問題なしです。

自分の署名


次に、自分の署名を記載します。
ただ署名をするだけではなく、
簡単なご挨拶を入れると丁寧な印象を与えます。

いつもお世話になっております。
〇〇株式会社 〇〇担当の〇〇です。

初めてご連絡をする際は

初めてご連絡をさせていただきます。
〇〇株式会社 〇〇担当の〇〇と申します。

メインとなる文章


明確な目的を持って、焦点を絞った文章を書くことが大切です。
また、あまり長い文章とならないようできるだけ
短く纏めて、読む相手への気遣いも大切にしましょう。

文書の構成は以下の順でつくっていきます。

  • メールの目的
  • 回答や結論
  • 理由
  • 次回アクション
  • 締めの挨拶
【メールの目的】

このメールを何の目的で送るのかを簡潔に書きましょう。

昨日はお忙しいなか、お打合せの時間をいただき
 誠にありがとうございました。

・この度は、弊社商品の〇〇をご発注いただき
 誠にありがとうございます。

【回答や結論】

メールを送る相手からの宿題やご要望に答える重要なポイントとなります。

お打合せの際に、お答えができなかった〇〇への対応につきまして
 回答をさせていただきます。

 弊社に持ち帰り、協議をした結果
 〇〇の対応を最優先で進める事となった旨、ご連絡を致します。

【理由】

相手からの質問や、ご要望に対しての回答に至った経緯を書く事で
納得をしての取引が進みます。

・次期開発も視野に入れた、弊社チームの再編にメドがつき
 今後の対応も考え、結論に至った次第となります。

【次回アクション】

次の打ち合わせの段取りや、いつまでに対応をするか等、日時を明確に伝えましょう。

・つきましては、○○のお打合せを実施いただきたく存じており
 下記日時でご検討をいただけますと幸いです。
 10月2日(火) PM
 10月3日(水) AM
 10月5日(金) 14時~17時の間

【締めの挨拶】

メールを送る相手に、丁寧な印象を与える大切なポイントです。

・何卒宜しくお願い致します。(申し上げます。)
・今後とも、宜しくお願い致します。(申し上げます。)
・勝手を申し恐縮に存じますが
 ご検討の程、宜しくお願い致します。(申し上げます。)

送る相手や、メールの内容により様々な締めの挨拶があります。
詳しくはこちらで紹介をしてます。

シグネチャー(自分の署名詳細)

メールの冒頭で、自分の社名や名前を連絡しましたが
より詳細に、メール本文の最後に署名を残しましょう。

  • 会社名
  • 部署名
  • 氏名
  • 会社メールアドレス
  • 会社住所
  • 会社電話番号
  • 紹介したいWebサイトのURL

シグネチャーの書き方にルールはないので、飾り文字で装飾をしたり
簡単なメッセージを書く等、個性を出したアレンジもOKです!

───────────────────
株式会社○○○○
○○部
鈴木 二郎
〒000-0000 大阪府○○市1-1-1
代表電話: 066-000-0000
Email: suzuki@.○○○○.co.jp
URL: http://○○○○.com/
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株式会社○○○○
○○部
鈴木 二郎
〒000-0000 大阪府○○市1-1-1
代表電話: 066-000-0000
Email: suzuki@.○○○○.co.jp
URL: http://○○○○.com/
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まとめ

本記事では、ビジネスメールの基本をご紹介してきました。
毎日書くメールの基本をマスターして、社内や取引先の方とのコミュニケーションを
円滑にし、信頼を築いていきましょう!

メール構成は、宛先・件名・本文の構成
・宛先の設定は3つ。To・CC・BCCの違いについて
・件名は、伝えたい内容や重要性などを短い言葉でまとめて書く
・本文は、相手の署名・自分の署名・メインの文書・シグネチャーの順で書く