ビジネスメール

アポメールのテンプレート:新規顧客へのダイレクトメールアプローチ

新たなビジネスチャンスをつかむために、お客様とのアポイントメントを取りたいけど
どう取れば良い?

どんなメールを送れば、忙しい相手の興味を引き、会ってもらえるだろうか?
この記事では、まだ会った事のない新規顧客に対して、ダイレクトメールでアプローチをする際の、例文と注意点を紹介するので、是非参考にしてくださいね!

アポメール例文

件名:弊社商材○○のご紹介 株式会社○○(社名はあってもなくてもOK)

株式会社〇〇
ご担当者様

初めてご連絡をさせていただきます。
株式会社〇〇
○○部の〇〇と申します。

唐突なご連絡となり、大変恐縮に存じますが
御社のホームページを拝見し、事業展開をされている○○事業に対しまして
弊社商材『○○○○』がお役に立てるのではと思い、ご連絡をさせていただいた次第です。

ご紹介をさせていただきたい弊社商材『○○○○』は
〇〇業界が抱える〇〇の課題を解決する為に開発をした商材となります。
【ここに商品やサービスのURLを添付】

本商材は○○業界で、現在100社様でご採用をいただいており
○○を平均で〇%向上させた実績があり、多数のお客様にご満足をいただいております。

少しでもご興味を持っていただけましたら是非、他社での事例も含め
詳細のご案内をさせていただきたく、お時間をいただけますと幸いです。

お打ち合わせ形態に関しましては、ご訪問・WEBのどちらでも対応可能ですので
御社のご都合の良い形態を、ご指示いただければと存じております。

また、お打合せ日時に関しまして、勝手を申し大変恐縮に存じますが
私の対応可能なタイミングをご連絡させていただきます。

・〇月〇日(〇曜日) AM
・〇月〇日(〇曜日) 終日対応可能です。
・〇月〇日(〇曜日) PM
・〇月〇日(〇曜日) 13時~15時の間

上記日時以外でも、お打合せ可能日がございましたら
お気軽にお申し付けください。

ご多忙のところ、唐突なご連絡となり恐縮に存じますが
ご検討をいただけますと幸いです。

宜しくお願い申し上げます。

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(署名)
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まずは自分が誰でどのような経緯で連絡したか

面識のない方にメールを送る際は、相手は自分の事を警戒しているとの認識が必要です。
その中で、文面の最初から商材の売り込みをすると、不信感は増すばかり…
まずは自分がどの会社の誰なのかを名乗り、お客様情報を仕入れた経緯を伝えます。

事前にお客様の会社HP等で、自社商材がマッチするかの確認が必要です。合ってないのに紹介をすれば返信が来る確率はかなり低くなります。

紹介をする商材のお客様メリットを伝える

忙しい中で、商材を紹介する時間を作ってもらうには『おっ!話を聞きたいな!』と思ってもらう必要があります。
どの業界の、どのようなシーンに対して
お困りごとを解決できる商材かを伝え
さらに
他社での実績も加えることで、興味をそそるようにしましょう!

具体的な数字を使って紹介をすれば、更に解りやすくなります。
(例)工場稼働率を平均で30%upした実績があります

打合せの形態はお客様の希望を聞く

相手の会社ルールや、担当者様の要望に合わせて『訪問しての打合せ』か『WEBでの打合せ』のどちらでも対応可能なことを伝えると、相手へのハードルを下げることができ、アポイント成功率が上がります。

最近は、まずはWEBで紹介をして、気に入ってもらえれば訪問をするパターンが多くなっている印象です。

打合せ希望日を伝える

話を聞いてみようと思ってくれるお客様に、具体的な次のアクションを促すためにも、自分の対応可能日をお知らせすると良いでしょう。候補日は2週間程先の日程で、3~5個の候補を設定することをおすすめします。

直近の候補日を入れてしまうと、自分勝手に感じられる可能性があり
あまり先だと忘れられるので、2週間~3週間先がベストです。

返信メール例文(訪問打ち合わせ)

株式会社〇〇
○○様

お世話になります。
株式会社〇〇
○○部の〇〇です。

この度は、唐突なご連絡にも関わらず
お時間をいただける旨のご返信をいただき
誠にありがとうございます。

ご指定をいただきました
〇月〇日(〇曜日) ○○時

上記日時にお伺いをさせていただきます。

当日は他社事例も含めまして、弊社商材説明をさせていただきますので
1時間程のお時間をいただけますと幸いです。

宜しくお願い申し上げます。

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(署名)
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返信メール例文(WEB打ち合わせ)

株式会社〇〇
○○様

お世話になります。
株式会社〇〇
○○部の〇〇です。

この度は、唐突なご連絡にも関わらず
お時間をいただける旨のご返信をいただき
誠にありがとうございます。

ご指定をいただきました
〇月〇日(〇曜日) ○○時より
他社事例も含めての、弊社商材説明をさせていただきますので
1時間程のお時間をいただけますと幸いです。

【WEB会議URL】ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
○○○○
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当日は、上記URLよりアクセスをいただければと存じますので
宜しくお願い申し上げます。

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(署名)
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アポ成立のお礼と打ち合わせ日時を明確に記載

まずは忙しい中で時間を割いてくれる事への感謝からお伝えしましょう。
その後に、確定した
打ち合わせ日時をしっかりと記載し、だいたいの所要時間も書いておくと相手も他のスケジュール調整ができるので理想的です。

打ち合わせ日時は、曜日も含めて間違いがないか何度もチェックしましょう。何件もアポを取っていると誰でも起こりえるミスですが、再度アポを取ることが困難になるので、細心の注意が必要です。

WEB打ち合わせの際は会議案内をつけよう

Teamsやzoom等のURLを、会議を依頼する側から連絡するのが一般的です。
相手はワンクリックで会議に参加できるように準備をしておきましょう。

会社によっては、zoom限定等のルールがある事がたまにあります。
返信メールで指定をされる際は、相手に合わせて準備が必要ですが、特に指定がない場合は、こちらがやりやすい形態で連絡をして問題なしです。

まとめ

この記事では新規顧客に対して、ダイレクトメールでアプローチをする際の
例文と注意点を紹介してきました。
新たなビジネスチャンスを掴む際の参考にしてください!

【アポメールを出す時の注意点】
  • 自分が誰でどのような経緯で連絡したか
  • 紹介をする商材のお客様メリットを伝える
  • 打合せの形態はお客様の希望を聞く
  • 打合せ希望日を伝える
アポ確定後の返信メール注意点
  • アポ成立のお礼と打ち合わせ日時を明確に記載
  • WEB打ち合わせの際は会議案内をつけよう