ビジネスメール

アポメールのテンプレート:イベントで知り合った新規顧客へのアプローチ

新たなビジネスチャンスをつかむために、お客様とのアポイントメントを取りたいけど
どう取れば良い?
どんなメールを送れば、忙しい相手の興味を引き、会ってもらえるだろうか?
この記事では、
展示会や会社イベントで知り合った新規顧客に対して
メールでアプローチをする際の、例文と注意点を紹介するので、是非参考にしてくださいね!

アポメール例文

件名:【御礼】『展示会やイベント名』 弊社ブースへのご来場ありがとうございました
※弊社ブースを社名に変更するのもOK

株式会社〇〇
○○部 ○○課 
役職 ○○様

株式会社〇〇 ○○と申します。

先日は、『展示会やイベント名』の弊社ブースにお立ち寄りいただき
誠にありがとうございました。

早速ではございますが、ご紹介をさせていただきました
○○システムの『
商品やサービス名』につきまして、会場ではご説明できなかったポイント並びに
○○様から頂戴いただいた『お客様のお困りごと』に対するご提案をさせていただきたく
ご都合の良い日時を2~3候補、ご教示いただけますと幸いに存じます。

また、イベント時にご依頼をいただいた『別製品のパンフデータや、別イベントの情報等』につきまして
本メールでご提出をさせていただきます。

お打ち合わせ形態に関しましては、ご訪問・WEBのどちらでも対応可能ですので
○○様のご都合の良い形態を、ご指示いただければと存じております。
ご検討の程、宜しくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
(署名)

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

イベント終了後3日以内にメールを出す

イベントでは、自社製品の他にも多数の商品を見ている事を前提に、忘れられないうちに感謝の気持ちを伝えましょう。
イベントの開催期間にもよりますが、週末まで開催されている場合は、週明けの月曜日には出したいですね。

名刺を社内システムに登録して機械的に送られる『サンキューメール』とは別で、商品やサービスに興味を持ってくれた方へのメールなので、その方にあった内容を記載する必要があり3日以内としています。

件名でイベントに参加くださった事への感謝を伝える

まず目に飛び込んでくる件名に、『イベントに来てもらったお礼ですよ!』と書けば読み飛ばしを防ぐことができます。
また、社名や自分の名前を書いた方が解りやすいときは記載しましょう。

イベント名等は明確に記載しないと、『ん??参加したかな?』と思われ
迷惑メールとして扱われるので注意が必要ですが、あまりに長い件名になる際は
無駄な文字は削除しましょう。

相手の署名は部署や役職を書く

初めての連絡となるので、丁寧な印象を与える事はもちろんですが、社内に同じ名前の方がいる際の対策にもなります。
同じ部署に同じ名前の方がいる事もあるので、フルネームを書いても良いでしょう。

何度かやりとりをしている方へのメールでは、社名とお名前のみで問題ないです。部署やグループ名が長いと、署名で何行も使ってしまいメール自体が見づらくなるので最初のみでOKです。

どの製品やサービスでの連絡かを明確に

イベントでは他社製品も多く見ている事を前提に、『どのような製品』『何て名前の製品やサービス』かを明確に書くようにしましょう。
例)生産管理システムの『製品名』など

イベントでの会話内容を書く

現場での会話で聞いたお困りごとや、その場でお答えできなかった質問など
会話内容を書く事で、『あの製品を紹介してくれた、あの方だ!』と思い出してもらえ、
しっかり対応をしてくれているとの印象を持ってもらえます。

その場で答える事ができなかった質問に対しては、打ち合わせまでに回答できるように準備をしておきましょう。

打ち合わせ候補日に自分の都合は書かない

新規顧客のアポ取りの際に、自分の対応可能日を伝える事もありますが
イベント参加後は相手の方に対して、色々な会社からのアプローチがあるはずです。
相手の状況をイメージして、いくつかの候補日を教えてほしいとする程度がちょうど良い対応です。

自社製品に興味があれば、提案のチャンスをもらえると信じましょう
返信がなければ興味がないとの決めつけはダメですが、最初のフィルターにはなります。

打合せの形態はお客様の希望を聞く

相手の会社ルールや、担当者様の要望に合わせて『訪問しての打合せ』『WEBでの打合せ』のどちらでも対応可能なことを伝えると、
相手へのハードルを下げることができ、アポイント成功率が上がります。

最近は、まずはWEBで紹介をして、気に入ってもらえれば訪問をするパターンが多くなっている印象です。

返信メール例文(訪問打ち合わせ)

株式会社〇〇
○○部 ○○課 
役職 ○○様

お世話になります。
株式会社〇〇
○○部の〇〇です。

この度は、お時間をいただける旨のご返信をいただき
誠にありがとうございます。

ご指定をいただきました
〇月〇日(〇曜日) ○○時

上記日時にお伺いをさせていただきます。

当日は、○○様から頂戴した『○○』への対応も含めたご提案ができればと存じておりますので、1時間程のお時間をいただけますと幸いです。

宜しくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
(署名)
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

返信メール例文(WEB打ち合わせ)

株式会社〇〇
○○様

お世話になります。
株式会社〇〇
○○部の〇〇です。

この度は、お時間をいただける旨のご返信をいただき
誠にありがとうございます。

ご指定をいただきました
〇月〇日(〇曜日) ○○時より
○○様から頂戴した『○○』への対応も含めたご提案ができればと存じておりますので、1時間程のお時間をいただけますと幸いです。

【WEB会議URL】ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
○○○○
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

当日は、上記URLよりアクセスをいただければと存じますので
宜しくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
(署名)
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

アポ成立のお礼と打ち合わせ日時を明確に記載

まずは忙しい中で時間を割いてくれる事への感謝からお伝えしましょう。
その後に、確定した
打ち合わせ日時をしっかりと記載し、だいたいの所要時間も書いておくと相手も他のスケジュール調整ができるので理想的です。

打ち合わせ日時は、曜日も含めて間違いがないか何度もチェックしましょう。何件もアポを取っていると誰でも起こりえるミスですが、再度アポを取ることが困難になるので、細心の注意が必要です。

WEB打ち合わせの際は会議案内をつけよう

Teamsやzoom等のURLを、会議を依頼する側から連絡するのが一般的です。
相手はワンクリックで会議に参加できるように準備をしておきましょう。

会社によっては、zoom限定等のルールがある事がたまにあります。
返信メールで指定をされる際は、相手に合わせて準備が必要ですが、特に指定がない場合は、こちらがやりやすい形態で連絡をして問題なしです。

まとめ

この記事では展示会や会社イベントで知り合った新規顧客に対して、メールでのアプローチをする際の例文と注意点を紹介してきました。
新たなビジネスチャンスを掴む際の参考にしてください!

【アポメールを出す時の注意点】
  • イベント終了後3日以内にメールを出す
  • 件名でイベントに参加くださった事への感謝を伝える
  • 相手の署名は部署や役職を書く
  • どの製品やサービスでの連絡かを明確に
  • イベントでの会話内容を書く
  • 打ち合わせ候補日に自分の都合は書かない
  • 打合せの形態はお客様の希望を聞く