ビジネスメール

アポメールのテンプレート:紹介を受けた新規顧客へのアプローチ

新たなビジネスチャンスをつかむために、お客様とのアポイントメントを取りたいけど
どう取れば良い?
どんなメールを送れば、忙しい相手の興味を引き、会ってもらえるだろうか?
この記事では、
取引先の方や、同僚等から紹介をしてもらった新規顧客に対して
メールでアプローチをする際の、例文と注意点を紹介するので、是非参考にしてくださいね!

アポメール例文

件名:弊社商材○○のご紹介 御社○○部様よりご紹介をいただきました

株式会社〇〇
○○様

初めてご連絡をさせていただきます。

株式会社〇〇
○○部の〇〇と申します。

唐突なご連絡となり、大変恐縮に存じますが
先日、御社○○部の○○様へ弊社商材『〇〇○○』をご紹介をした際に
○○様をご紹介いただいた次第でございます。

○○事業展開で、○○の課題をお持ちだと伺っており
弊社商材が、○○様のお役に立てればと思い、ご連絡をさせていただきました。

つきましては、他社での事例も含め詳細のご案内をさせていただきたく
お時間をいただけますと幸いです。

お打ち合わせ形態に関しましては、ご訪問・WEBのどちらでも対応可能ですので
○○様のご都合の良い形態を、ご指示いただければと存じております。

また、お打合せ日時に関しまして、勝手を申し大変恐縮に存じますが
私の対応可能なタイミングをご連絡させていただきます。

・〇月〇日(〇曜日) AM
・〇月〇日(〇曜日) 終日対応可能です。
・〇月〇日(〇曜日) PM
・〇月〇日(〇曜日) 13時~15時の間

上記日時以外でも、お打合せ可能日がございましたら
お気軽にお申し付けください。

ご多忙のところ、唐突なご連絡となり恐縮に存じますが
ご検討をいただけますと幸いです。

今後とも、宜しくお願い申し上げます。

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(署名)
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件名に紹介をしてくれた方の部署を記載

まず目に飛び込んでくる件名に、ただの商材紹介DMではなく『紹介をしてもらって連絡をしている』事を書けば、読み飛ばしを防ぐことができます。

件名に書くのは部署名までに留めましょう。
メールフォルダに件名が残り、その後のメールのやりとりでも

件名を使い回す事が多いので、人名は避ける事をお勧めします。
※自社内の同僚等からの紹介の際は人名を記載してもOKです。

どのような経緯で情報を得たか?

面識のない方にメールを送る際は、相手は自分の事を警戒しているとの認識が必要です。
いくら紹介を得たからとはいえ、現時点では面識がない事に変わりはないので…
まずは自分がどの会社の誰なのかを名乗り、
お客様情報を仕入れた経緯を伝えましょう。

いつ、誰から、どのように情報を得たかを具体的に伝えましょう。
このメールを読んだ後に、
紹介者に確認を取る動きを想定し
間違いのない情報提供を心がけましょう。

紹介をする商材のお客様メリットを伝える

ある程度、紹介を得る時に情報を入手している事を前提にしてますが
実際にどのお困りごとの解消につながる商材かを明確に書きましょう。

DMとの違いは、お客様のお困り事がある程度絞り込まれており、ニーズがあるとの情報を掴んでいるので、詳細説明をするアポ取りに集中した書き方にしましょう。

打合せの形態はお客様の希望を聞く

相手の会社ルールや、担当者様の要望に合わせて『訪問しての打合せ』『WEBでの打合せ』のどちらでも対応可能なことを伝えると、相手へのハードルを下げることができ、アポイント成功率が上がります。

最近は、まずはWEBで紹介をして、気に入ってもらえれば訪問をするパターンが多くなっている印象です。

打合せ希望日を伝える

話を聞いてみようと思ってくれるお客様に、具体的な次のアクションを促すためにも、自分の対応可能日をお知らせすると良いでしょう。候補日は2週間程先の日程で、3~5個の候補を設定することをおすすめします。

直近の候補日を入れてしまうと、自分勝手に感じられる可能性があり
あまり先だと忘れられるので、2週間~3週間先がベストです。

返信メール例文(訪問打ち合わせ)

株式会社〇〇
○○様

お世話になります。
株式会社〇〇
○○部の〇〇です。

この度は、唐突なご連絡にも関わらず
お時間をいただける旨のご返信をいただき
誠にありがとうございます。

ご指定をいただきました
〇月〇日(〇曜日) ○○時

上記日時にお伺いをさせていただきます。

当日は他社事例も含めまして、弊社商材説明をさせていただきますので
1時間程のお時間をいただけますと幸いです。

宜しくお願い申し上げます。

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(署名)
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返信メール例文(WEB打ち合わせ)

株式会社〇〇
○○様

お世話になります。
株式会社〇〇
○○部の〇〇です。

この度は、唐突なご連絡にも関わらず
お時間をいただける旨のご返信をいただき
誠にありがとうございます。

ご指定をいただきました
〇月〇日(〇曜日) ○○時より
他社事例も含めての、弊社商材説明をさせていただきますので
1時間程のお時間をいただけますと幸いです。

【WEB会議URL】ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
○○○○
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当日は、上記URLよりアクセスをいただければと存じますので
宜しくお願い申し上げます。

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(署名)
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アポ成立のお礼と打ち合わせ日時を明確に記載

まずは忙しい中で時間を割いてくれる事への感謝からお伝えしましょう。
その後に、確定した
打ち合わせ日時をしっかりと記載し、だいたいの所要時間も書いておくと相手も他のスケジュール調整ができるので理想的です。

打ち合わせ日時は、曜日も含めて間違いがないか何度もチェックしましょう。何件もアポを取っていると誰でも起こりえるミスですが、再度アポを取ることが困難になるので、細心の注意が必要です。

WEB打ち合わせの際は会議案内をつけよう

Teamsやzoom等のURLを、会議を依頼する側から連絡するのが一般的です。
相手はワンクリックで会議に参加できるように準備をしておきましょう。

会社によっては、zoom限定等のルールがある事がたまにあります。
返信メールで指定をされる際は、相手に合わせて準備が必要ですが、特に指定がない場合は、こちらがやりやすい形態で連絡をして問題なしです。

紹介をしてくれた方へ感謝のメールを忘れずに

ニーズのあるお客様へ商材の説明ができるのも、紹介をしてくれた方があってこそですので
感謝の気持ちをお伝えしましょう。電話で伝えるのもありですが、折角なのでメール文案を載せておきますね。

件名:【御礼】御社○○部様のご紹介につきまして

株式会社〇〇
○○様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇
○○部の〇〇です。

この度は、御社○○部○○部様をご紹介いただき
誠にありがとうございました。

弊社商材『○○○○』のご説明の場を設けていただける事となり
このチャンスを是非活かせるよう、精進して参ります。

つきましては、○○様のご紹介をいただけた御礼のご挨拶とさせていただきます。
今後とも、宜しくお願い申し上げます。

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(署名)
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まとめ

この記事では取引先の方や、同僚等から紹介をしてもらった新規顧客に対して、メールでのアプローチをする際の例文と注意点を紹介してきました。
新たなビジネスチャンスを掴む際の参考にしてください!

【アポメールを出す時の注意点】
  • 件名に紹介をしてくれた方の部署を記載
  • どのような経緯で情報を得たか?
  • 紹介をする商材のお客様メリットを伝える
  • 打合せの形態はお客様の希望を聞く
  • 打合せ希望日を伝える
アポ確定後の返信メール注意点
  • アポ成立のお礼と打ち合わせ日時を明確に記載
  • WEB打ち合わせの際は会議案内をつけよう
最後に
  • 紹介をしてくれた方へ感謝のメールを忘れずに